7 ключевых аспектов подготовки эффективной презентации

Выступать ярко, увлекать аудиторию, вызывать сильные эмоции, мотивировать, оказывать влияние на умы и сердца, убеждать, соблазнять, запоминаться, побуждать к активным действиям и быть блестящим презентатором, имея беспредельную власть над людьми…

Все это — невероятный по своей силе и потенциалу, комплексный навык, идущий рука об руку с большим Успехом. Навык необходимый в современном деловом мире.

И если уж говорить откровенно, то любая презентация продает…
Вопрос: Насколько хорошо?

Практика показывает, что все презентации, которые проводятся в деловом мире, делятся на три типа:
— Выдающиеся (1%)
— Кошмарные (19%)
— Никакие (80%)

Интересно, к какому типу вы бы отнесли свою…?
И что нужно делать, чтобы попасть в разряд сильнейших?

Надеюсь вы хорошо понимаете, что без специальной практической подготовки и качественного тренинга — не обойтись.
Но для начала ознакомьтесь с ключевыми аспектами подготовки эффективных презентаций.

ТОЧНО СФОРМУЛИРУЙТЕ ЦЕЛЬ

Первый вопрос, который стоит себе задать, прежде чем вообще что-либо делать — это «Зачем вы вообще решили устроить презентацию?» Задавая этот вопрос будущим презентаторам, я практически никогда не получал конкретного ответа, — сплошные обобщения и «глюки» на тему того, как это важно и необходимо…

Цель презентации должна быть ясной, точной, предельно конкретной и осознаваемой. Она должна стать критерием, по которому вы будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презентацию.

1. ОПРЕДЕЛИТЕСЬ С АУДИТОРИЕЙ

Кому вы стремитесь сообщить имеющуюся у вас информацию?

Вам стоит понять — кто является вашей аудиторией, какие у них проблемы и ожидания, какова степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми вы можете столкнуться?

Это стоит обдумать так же тщательно, как и саму цель презентации. Если у вас есть серьезные сомнения, то стоит заранее побеседовать с кем-нибудь из тех, кто будет входить в число ваших слушателей, или с людьми из соответствующей социальной или профессиональной группы.

СОСТАВЬТЕ ПЛАН ПРЕЗЕНТАЦИИ

Процесс планирования жизненно необходим и стоит того, чтобы вкладывать в него свои мысли и усилия. Это даст презентации мощную, упорядоченную структуру, что позволит затем проще и быстрее нарастить на этот скелет «мясо».

Решите, какие разделы важно включить в презентацию и каковы цели и задачи каждого раздела.
Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время на каждый раздел.
Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию.
Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию и вызвало интерес к теме вашего выступления.
Используйте такие приемы, как «вопрос — ответ», чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.
Продумайте возможные вопросы от аудитории и заготовьте ответы на них.
Обдумайте самым тщательным образом завершение презентации, поскольку именно от него будет зависеть итоговая реакция аудитории на вашу презентацию.

НАПОЛНИТЕ ПРЕЗЕНТАЦИЮ СОДЕРЖАНИЕМ

— Запишите текст вашей презентации согласно тем разделам, которые вы подготовили.

— Отредактируйте текст и переработайте его в манере максимально приближенной к разговорному варианту. Не приносите подходящую метафору в жертву правилам лексики и грамматики — используйте разговорные обороты.

Если можете, замените в тексте третье лицо на первое или второе.
Старайтесь самое важное помещать ближе к началу выступления.
Разбейте всю презентацию на короткие блоки, понятные вашей аудитории. В каждом блоке выделите ключевые, важные фразы и мысли.
Используйте риторические вопросы как основу для фактов.
Избегайте абстрактных терминов, насколько это возможно.
Где возможно, используйте примеры, истории, метафоры, метафорические сравнения.
Учитывайте различные уровни подготовки вашей аудитории.
Обращайтесь к аудитории так, словно это один человек.

— Проговорите подготовленный текст вслух.

— Отредактируйте текст с учетом разговорного варианта.

ПОДГОТОВЬТЕ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Помните: Визуальные вспомогательные средства — это всего лишь средство, а не цель.
Никогда не используйте визуальные средства без веских причин; подумайте, не навредят ли они презентации.
Никогда не мудрите с техническим оборудованием — если вам необходимо его усложнить, делайте это обдуманно и постепенно.
Из двух визуальных средств, если это не принципиально, всегда выбирайте наименее сложное.
Всегда проверяйте оборудование и репетируйте с ним — если возможно, то на месте презентации — пока не будете полностью в нем уверены.
Если здесь вам нужен девиз, то лучшим будет: «Чем проще — тем лучше».

ПРОДУМАЙТЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С АУДИТОРИЕЙ

Помните, что существуют определенные различия между навыками, которые необходимы вам при работе с большой и маленькой аудиторией.

БОЛЬШАЯ АУДИТОРИЯ

Максимум ораторского мастерства.
Максимум четкости в работе с визуальными средствами и управлении сценой.
Минимум работы с вопросами.

МАЛЕНЬКАЯ АУДИТОРИЯ

Максимум вопросов и ответов.
Максимум неофициальности.
Максимум гибкости в последовательности и содержании.
Максимум знаний своего предмета.
Минимум навыков оратора и навыков в обращении с визуальными средствами.

Ключевые моменты в подготовке взаимодействия с аудиторией:

Решите, в какой аудитории вы нуждаетесь.
Убедитесь, что у вас достаточно профессиональных навыков для этой аудитории. Если нет – срочно восполните пробелы.
Не позволяйте себе говорить надменно во время презентации.
Не пытайтесь изменить убеждения вашей аудитории.
Определитесь, будете ли вы отвечать на вопросы по ходу презентации или после презентации индивидуально.
Если вам задали трудный вопрос, переадресуйте его тому, кто его задал, другому члену аудитории или группе в целом.
Если вы не можете ответить на вопрос, признайте, что не можете, и пообещайте выяснить ответ.
В презентации на малые группы поддерживайте неофициальную атмосферу.
Поддерживайте участие членов группы в презентации.
Делая презентацию для маленькой группы, используйте более простые и менее официальные визуальные средства.

РЕПЕТИРУЙТЕ, РЕПЕТИРУЙТЕ, РЕПЕТИРУЙТЕ…

Постарайтесь провести несколько репетиций и по возможности генеральную репетицию на месте проведения презентации, чтобы посмотреть, не выявятся ли какие-то неожиданные проблемы, связанные с местом, его особенностями и возможностями. Иногда удачной бывает мысль пригласить кого-нибудь, кто до этого никаким образом не был связан с презентацией, чтобы он взглянул на все это свежим глазом.

Прогон презентации на месте ее проведения – это некий источник уверенности, дополнительная моральная поддержка во время самой презентации.

ПЕРЕД ПРЕЗЕНТАЦИЕЙ:

Тщательно проверьте все технические детали: ток, оборудование и т. д.
Убедитесь, что вы используете помещение наилучшим образом.
Сделайте освещение простым и тщательно отработайте его.
Убедитесь, глядя из зала, что ни на одном этапе презентации не блокируется ни одна линия обзора.
Оденьтесь так, чтобы соответствовать аудитории.
Обдумайте всю последовательность событий с практической точки зрения: где подпорки и микрофоны, флипчарт, экран, проектор, кто, куда и когда передвигается?
Спросите себя «А что, если…?» — чтобы приготовиться к самым худшим поломкам и неудачам.
Используйте специальные приемы для управления своим состоянием(если владеете такими), — настрой крайне важен для работы на сцене.
Сделайте глубокий вдох и полный мощный выдох…, — занавес… Начали!